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解决方案

普通人一看就懂的职责描述才是好的描述!

 

简洁准确的信息才是好的职责!

使用者就是上帝,他们如何看得懂咱就如何写,不需要诗情画意,只力求精准浅白地传递信息就好了,对吧!

怎么写?小编给你支个招。

先出一个公式:

好的职责描述=看得懂+说得准确

“看得懂”的要点是三个方面:模块化+隐含流程关系+结构化“造句”;

“说得准确”的要点是两个方面:准确应用动词+范畴清晰。

 

好!接下来小编逐个讲…

 

1.  模块化

所谓“模块化”就是将职责信息进行归类,并提炼成独立的概念,例如市场调查、品牌规划、市场拓展。它类似集成线路板,把复杂的信息集成一个个模块。再往下进行详细的职责描述时不致于“跑位”了;也使得实际应用时可根据经营条件的变化,可灵活地进行模块拆分调配,从而形成结构明确、信息统一、要素多元、逻辑清晰的动态管理文件。这就是有别于传统记流水帐式的职责描述,一旦发生变化,短时间难做整体布局。

2.  隐含流程关系

“隐含流程关系”是指职责描述的先后顺序最好要隐含履行这项任务的先后秩序,这样信息流畅,易于理解,不要天一句地一句把信息拼接进去。

3.  结构化“造句”

运用造句法把职责描述标准化----“依据什么?+做什么?+实现什么?”。

可分为四种造句法:


以上是如何让职责描述“看得懂”,接下来小编再说说如何“说得准确”,它的要点是两个方面:准确应用动词+范畴清晰。

 

4.  准确应用动词

在职责描述中,最常见的毛病就是每项描述之前都是“负责…负责…”,这使得该项行动的性质都被泛化为“负责”二字了。准确地应用动词,能对该项行动的责任性质有着明确的区分,因此要特别审慎的应用。

下表为职责描述中常见的动词,摆在你的桌面,看着挑呗:

管理行为类

上级行为类

下级行为类

专家行为类

针对制度、方案及文件类

针对信息、资料类

分析

许可

检查

分析

起草

调查

安排

批准

核对

建议

拟订

收集

任命

指导

提交

推荐

审核

获取

指派

监督

建议

评估

呈报

分析

达到

监控

参加

调研

解释

整合

控制

委任

协作

 

实施

检查

协调

检查

联系

 

归档

发布

确保

计划

执行

 

 

咨询

监督

评估

遵守

 

 

管理

引导

签署

完成

 

 

 

指导

 

维护

 

 

 

纠正

 

提升

 

 

 

处理

 

 

 

 

 

 

5.  范畴清晰

职责描述并不是说要把所有的事件都要描述到,如果信息太冗余,抓不住关键,反到失去了它的实用价值。有两个关键值得注意:重要的80%和重点的100%。

关键一:重要的80%。

它是指职责描述反映到关键工作内容的百分之八十就好了,主要是两个方面的内容:

一是发生频率高的。即该分工是反复存在而非偶然或例外。这类信息建议体现在职责描述中;

二是对绩效影响大的。即该分工是否履行对绩效结果影响深远,比如生产车间的安全事故,可能发生频很低,但后果很严重,因此应体现在职责描述中。

关键二:重点的100%。

它是指有一个特别需要描述清楚的重点:凡涉跨岗位之间分工有交叉关系的地方应细化描述。将来职责分工运转起来顺不顺畅、有无争议,其实主要是这个地方。在没有交叉关系的地带,即使没有履行责任,我们可向它的上司问责,就可以被及时纠正过来,恰恰是这些有交叉关系的地方如果没说清楚,必然事后难以问责,最终陷入无休止的扯皮中,这是一件很浪费沟通资源的事情。

抓住这两个关键后,那些已广为知晓和约定成俗的信息可简单地概述即可。


信息来源:咨询公司
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